1. Rekisterin pitäjä
Yrityslaskenta Group YLG Oy
Piispankatu 34, 06100 Porvoo
Email: [email protected]
2. Yhteyshenkilöt
Rekisterin yhteyshenkilö:
Timo Viinikainen
+358 (0)19 547 4500
Tietosuojavastaava:
Timo Viinikainen
+358 (0)19 547 4500
www.yrityslaskenta.fi
3. Rekisterin nimi
Yrityslaskenta Group YLG Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri
4. Rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään tilausten, asioinnin, luototuksen, laskutuksen, perinnän, yhteydenottojen, asiakaskyselyiden, raportoinnin, markkinoinnin ja muiden asiakkuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä.
Rekisterissä käsiteltäviä tietoja voidaan käyttää myös profilointiin ja markkinointitoimenpiteiden sekä asiakasviestinnän kohdentamiseksi rekisteröityä kiinnostavaksi. Henkilötietoja käsitellään myös uutiskirjeen lähettämisen, tapahtumiin sekä muihin markkinointitoimenpiteisiin osallistumisen yhteydessä.
5. Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät
Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä, ovat rekisterinpitäjän asiakkaana olevan tai olleen työnantajayhteisön yhteyshenkilöt, rekisterinpitäjään yhteydessä olleet henkilöt tai markkinointiluvan antaneet.
Rekisterissä voidaan käsitellä muun muassa seuraaviin tietoryhmiin sisältyviä rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja:
a) rekisterinpitäjän asiakkaana olevan tai olleen työnantajayhteisön perustiedot, kuten nimi ja yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) sekä yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot,
b) rekisterinpitäjän ja rekisteröityjen väliseen asiakassuhteeseen liittyvät tiedot, tiedot tapaamisista, mahdolliset suoramarkkinointiluvat ja -kiellot sekä osapuolten välinen muu yhteydenpito ja palveluun liittyvät tiedot.
c) rekisterinpitäjän verkkosivuilla tapahtuneen käynnin tai asioinnin verkkopalvelimen teknisesti vaatimat tiedot, tieto käyttäytymisestä sekä muut vastaavat ryhmittelytiedot, osallistuminen tapahtumiin, tapahtumiin syötetyt tiedot, yhteydenotot asiakaspalveluun, sekä yhteydenotot muihin työntekijöihin ja palveluihin, sekä uutiskirjeen tilaamiseen liittyvät tiedot.
d) rekisterinpitäjän tapahtumaan ilmoittautuneen rekisteröidyn etu- ja sukunimen, sekä mahdolliset yhteystiedot ja tapahtumaan annetut tiedot. Rekisteröidyn itsensä syöttämät ilmoittautumistiedot tapahtumaan saattaa sisältää mm. seuraavia tietoja: sähköposti, puhelinnumero, osoite, syntymäaika, allergiatiedot, passin numero tai henkilötunnus.
e) Muista julkisista lähteistä saatavilla olevat tiedot verkkosivuilla vierailleista kävijöistä.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakkaan ilmoittamat tiedot, asiakastietojärjestelmän ja laskutuksen tietokanta, verkkosivustojen, blogien ja uutiskirjeiden käyttö- ja asiointitiedot, asiakkuudenhallinta- ja asiakaspalvelujärjestelmien tiedot, yhteistyökumppanit, sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavat yritykset ja viranomaiset.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Yrityslaskenta Group YLG Oy:llä on oikeus ja velvollisuus käsitellä tietoja asiakkaan ja tilitoimiston välisen sopimuksen edellyttämiin tarkoituksiin. Tilitoimisto voi luovuttaa tietoja asiakkaan puolesta palvelun edellyttämille osapuolille mukaan lukien asiakkaan yhteistyökumppanit, joilla on lakiin perustuva oikeus saada tietoja (esimerkiksi työmarkkinajärjestöt) sekä viranomaiset. Tilitoimisto voi käsitellä tietoja anonymisoituna asiakaspalvelun kehittämiseen ja tietojen tuottamiseen asiakkaille sekä luovuttaa tietoja viranomaisille näiden lakiin perustuvan oikeuden nojalla.
8. Henkilötietojen maantieteellinen sijainti
Yrityslaskenta Group YLG Oy käsittelee henkilötietoja ainoastaan vain Suomessa ja muissa EU/ ETA-maissa sisällä elleivät osapuolet erikseen ole toisin sopineet.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty kulunvalvonnan, sekä muiden turvatoimien avulla. Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet, sekä monivaiheisen tunnistautumisen. Luvattomalta pääsyltä estetään myös mm. palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla. Rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja erikseen nimetyt tekniset henkilöt. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen. Tietoturvan taso auditoidaan toistuvin väliajoin joko ulkoisen tai sisäisen auditoinnin avulla.
10. Oikeus tarkistaa ja muokata rekisterin tietoja
Rekisterin henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Pyyntö tulee suorittaa kirjallisena rekisterin pitäjälle.
Rekisterin henkilöllä on oikeus muutoksiin niissä tiedoissa, jotka hänestä on kirjattu virheellisesti rekisteriin.