Asiantuntijan tietoisku yrityksille: Virkistystilaisuudet, edustus- ja neuvottelukulut sekä lahjat tulo- ja arvonlisäverotuksessa. Mitä voi vähentää?

Edustus-, markkinointi- ja kokousmenoja käsitellään verotuksessa muista kuluista poikkeavasti, joten niiden tunnistaminen ja erottaminen on tärkeää. Yrityslaskennan asiantuntija Tuija Lassila kertoo, mitä kannattaa ottaa huomioon.

Markkinointi- ja kokouskulut ovat pääsääntöisesti kokonaan vähennyskelpoisia sekä tulo- että arvonlisäverotuksessa. Edustuskulut eivät ole arvonlisäverotuksessa vähennyskelpoisia, ja tuloverotuksessa niistä on vähennyskelpoista vain 50 %.
 
Edustuskulut

• asiakkaisiin, liiketuttaviin tai muihin elinkeinoharjoittajan elinkeinotoimintaan vaikuttaviin henkilöihin kohdistuva, tavanomaisesta vieraanvaraisuudesta tai muusta huomaavaisuudesta aiheutuneet kulut, joilla yritys pyrkii uusien liikesuhteiden luomiseen, entisten suhteiden säilyttämiseen tai parantamiseen tai liiketoiminnan edistämiseen muutoin.

• Edustuskulujen tulee liittyä elinkeinotoimintaan.

• Edustuskuluina ei voida vähentää esim. yrittäjän tai osakkaan yksityisiä merkkipäiväkuluja.

Rajanveto erityistapauksissa

Edustuskulut ovat luonteeltaan lähellä markkinointi-, mainos-, ja PR-kuluja sekä neuvottelujen yhteydessä syntyneitä kuluja. Rajanveto on tärkeää, sillä muut liikekulut kuin edustuskulut ovat kokonaan vähennyskelpoisia.
 
Markkinoinnin ja edustuksen rajaa arvioidessa kannattaa pohtia kohderyhmää. Markkinointi kohdistuu yleensä laajaan kohderyhmään. Kohteita ei siis ole yksilöllisesti valittu. Edustus puolestaan kohdistuu yleensä valittuun tahoon.

Markkinointi kohdistuu laajalle joukolle,
edustus on valittu yksilöllisemmin.

Arvioitaessa tilaisuuksiin liittyvien menojen vähennyskelpoisuutta täytyy aina tarkastella niiden tarkoitusta ja luonnetta. Jos kyseessä on yksinomaan liiketoimintaan liittyvä tilaisuus, on lisäksi tarkasteltava vähennyskelpoisiksi vaadittujen kulujen luonnetta joko ko. tilaisuuteen välittömästi liittyvinä täysimääräisesti vähennyskelpoisina kuluina tai edustusmenoina.

Erilaisten asiakastilaisuuksien kustannusten vähennyskelpoisuutta arvioitaessa tilaisuudet voidaan jakaa karkeasti ottaen kahdenlaisiin tilaisuuksiin: kutsuvierastilaisuuksiin ja ”avoimet ovet” -tilaisuuksiin.

Vähennyskelpoisia tilaisuuksia ovat markkinointi- ja pr-tilaisuudet, jotka ovat luonteeltaan sellaisia, joihin on periaatteessa kaikilla mahdollisuus ja oikeus tulla. Osallistujia ei ole rajattu. Kutsuvierastilaisuudet ovat edustustilaisuuksia, joiden kustannukset eivät ole 100 %:sti vähennyskelpoisia. Lähetettyjen kutsujen määrällä ei ole merkitystä.

Selvitys verotuksessa

Koska edustusmenot ovat luonteensa vuoksi lähellä elantokustannuksia, ja edustus-menojen erottaminen niille läheisistä muista elinkeinotoiminnan menoista on usein vaikeaa, on edustusmenojen perustuttava tositteisiin, joista käy ilmi menojen luonne ja miten ne liittyvät elinkeinotoimintaan. Eli missä, miksi ja ketä mukana!

Kerro edustusmenojen tositteissa paikka,
syy ja osallistujat.

Neuvottelukulut

Neuvottelukuluiksi katsotaan

• Yrityksen sisäisistä, omalle henkilökunnalle tarkoitetuista palavereista aiheutuneet kulut.

• Viranomaisten, tilintarkastajien tai asiantuntijoiden kanssa pidetyistä palavereista mahdollisesti aiheutuneet kulut.

Myös asiakkaille neuvottelujen yhteydessä tarjotut tavanomaiset ja pienet tarjoilut voidaan laskea neuvottelukuluksi, kunhan dokumentaatiosta selviää tarkasti: millaisesta tilaisuudesta on kyse, kenen kanssa se on pidetty ja minkä takia?

Verohallinnon ohjeistuksen mukaan asiakasneuvottelujen yhteydessä neuvottelumenoihin voidaan lukea “vain tavanomaisesta tarjoilusta johtuneet kohtuulliset menot”.

Ilman huolellista dokumentaatiota
neuvottelukulut tulkitaan
helposti edustuskuluiksi.

Neuvottelukulut ovat täysimääräisesti vähennyskelpoisia sekä tulo- että arvonlisäverotuksessa.

Mainoslahjojen verotus

Tavanomaiset mainoslahjat ovat täysimääräisesti vähennyskelpoisia lahjan antaneen elinkeinoharjoittajan verotuksessa.

Mainoslahjoja ovat mm.

• Yrityksen tuotteiden näytelähetykset

• Juhlapäivinä tai yrityksen merkkipäivinä asiakkaille yleisesti jaettavat vähäarvoiset lahjat.

Mainoslahjaa, jonka arvonlisäverollinen
ostohinta on enintään 50 euroa,
voidaan pitää tavanomaisena.

Yrityksen koko ja toimintatavat vaikuttavat arviointiin. Kohtuulliset lahjoitukset yleishyödyllisille yhteisöille ovat myös vähennyskelpoisia. Liikkeen toimialaan sekä toiminnan laatuun ja laajuuteen nähden arvoltaan tavanomaista suurempi mainoslahja ei ole vähennettävissä. Virkamiehille annetut lahjat eivät ole vähennyskelpoisia.

Edustuslahjojen verotus

Edustuslahjoja ovat muut ulkopuolisille annetut lahjat kuin mainoslahjat.

Edustuskuluista vain 50 % on
vähennettävissä yrityksen tulosta.

Rajanveto mainoslahjoihin ei aina ole selvä.

Mainoslahja

• Massalahja, joka annetaan samanaikaisesti ja samanlaisena usealle vastaanottajalle. Mainoslahjoihin on usein painettu yrityksen nimi.

Edustuslahjalahja

• Valittu yksilöllisemmin vastaanottajaa huomioiden.

• Arvonlisävero ei ole vähennettävissä lahjan antajan arvonlisäverotuksessa.

Alkoholilahjat

• Katsotaan yleensä aina edustuslahjoiksi.

• Alkoholituotteita voidaan poikkeuksellisesti pitää luonteeltaan mainoslahjoina, jos kyseessä on yrityksen itse valmistamien tuotteiden jakaminen mainostarkoituksessa niin, että yleiset mainoslahjaksi katsomisen edellytykset täyttyvät.

Henkilökunnalle annettavien lahjojen verotus

Henkilökunnalle annetut lahjat eivät ole edustusmenoja tai mainoslahjoja. Niistä ei aiheudu verotettavaa tuloa saajalle, mikäli lahja on kohtuullinen ja se ei ole rahaa eikä avoin lahjakortti. Em. lahja on käytännössä esinelahja.

Merkkipäivälahjan tulee olla työnantajan valitsema. Työntekijän vapaasti valittavissa oleva esinelahja tai palvelu on rahaan rinnastettava suoritus. Työntekijän mahdollisuus valita lahja työnantajan etukäteen määrittelemistä vaihtoehdoista ei kuitenkaan tee lahjasta veronalaista.

Työnantaja voi muistaa työntekijöitään työntekijän tai työnantajan merkkipäivänä. Merkkipäivällä tarkoitetaan tavanomaisia työntekijän ja työnantajan merkkipäiviä. Verovapaa merkkipäivämuistaminen edellyttää, että yritys noudattaa lahjojen antamisessa selkeää käytäntöä, joka koskee kollektiivisesti koko henkilökuntaa. Työntekijän tavanomaisia merkkipäiviä ovat esimerkiksi 40-, 50-, 60- ja 70-vuotissyntymäpäivät. Sen sijaan esimerkiksi 65-vuotispäivänä annettua lahjaa ei ole oikeuskäytännössä hyväksytty verovapaaksi. Työntekijän merkkipäiviä ovat myös hääpäivä, pitkäaikaiseen palvelukseen perustuva merkkipäivä (10 vuotta tai enemmän) ja eläkkeelle siirtyminen.

Työntekijän merkkipäivän johdosta
annetun lahjan kohtuullinen arvo on
enintään työntekijän 1–2 viikon
bruttopalkkaa vastaava määrä.

Jos työntekijän palkkaus vaihtelee huomattavasti palkkausmuodon mukaan, kuten esimerkiksi provisiopalkkaisilla myyntimiehillä, voidaan 1–2 kahden viikon bruttopalkka laskea 12 edellisen kuukauden keskiarvon mukaan.

Työnantajan antamat lahjakortit
voivat olla verovapaita, jos
työnantaja on selvästi rajannut
lahjakortin käyttökohteen tietystä
paikasta hankittavaan esineeseen
tai palveluun.

Lahjan verovapauden kannalta ei ole merkitystä, minkä lahjan työntekijä valitsee työnantajan rajaamista vaihtoehdoista. Lahjakortti voi siten oikeuttaa ostamaan esimerkiksi kirjan useiden kirjojen joukosta, tietyn ruokatuotteen useiden ruokatuotteiden joukosta tai jonkin työnantajan rajaamista keskenään erilaisista tuotteista.

Lahjakorteilta edellytetään:

• Niillä ei voi valita muuta kuin mitä työnantaja on osoittanut valikoimaksi.

• Niitä ei voi muuttaa rahaksi.

• Ne ovat henkilökohtaisia eli nimetylle työntekijälle osoitettuja.

Sellaiset lahjakortit, jotka oikeuttavat ostamaan mitä tahansa tuotteita tai palveluja kyseisestä paikasta, ovat veronalaisia. Tällaisia lahjakortteja ovat esimerkiksi yksilöimättömät tavaratalojen lahjakortit.
Työnantaja voi muistaa työntekijöitään merkkipäivälahjojen lisäksi erilaisilla muilla lahjoilla. Muista työnantajan antamista lahjoista verovapaita ovat vain niin sanotut vähäiset muut lahjat, jos ne annetaan kollektiivisesti koko henkilökunnalle.

Vähäisellä muulla lahjalla tarkoitetaan lähinnä jouluna koko henkilökunnalle annettavia pieniä muistamisia. Myös esimerkiksi läksiäislahja voi olla vähäinen muu lahja, jos antamiskäytäntö koskee koko henkilökuntaa.

Vähäisen lahjan arvo voi olla
enintään 100 euroa.

Jos työnantaja antaa työntekijöille muutamia vähäisiä lahjoja vuodessa, näiden yhteenlaskettu arvo voi olla korkeintaan 100 euroa. Henkilökunnalle annetut lahjat katsotaan tulevan henkilöiden yksityiskulutukseen, joten arvonlisäveron vähennysoikeutta niiden osalta ei ole.

Henkilökuntajuhlien verotus

Tuloverolain mukaan työnantajan henkilökunnalle järjestämien pikkujoulujen, kesäjuhlien yms. kulut ovat verovähennyskelpoisia seuraavin edellytyksin:

• Juhla on virkistystoiminnaltaan tavanomainen.

• Se on suunnattu koko henkilökunnalle.

• Sen kustannukset ovat kohtuulliset.

Edun tavanomaisuutta ja kohtuullisuutta arvioidaan aiheutuneiden menojen euromääräisen suuruuden ja tilaisuuksien järjestämistiheyden perusteella.

Kulujen tulee olla kohtuulliset
yhtä osallistujaa kohden, vaikka mitään
euromääräistä rajaa ei olekaan määritelty.

Toinen edellytyksistä on, että henkilökuntajuhlien täytyy olla suunnattu koko henkilökunnalle, eikä ketään saa jättää ulkopuoliseksi. Henkilökunnaksi lasketaan palkansaajat, joihin voidaan lukea myös esimerkiksi toimitusjohtaja, palkattomat harjoittelijat, hallituksen jäsenet sekä toiminimiyrittäjä. Toiminimiyrittäjä ei voi järjestää pikkujouluja pelkästään itselleen.

Lisäksi juhlan tulee olla työnantajan järjestämä sekä paikan työnantajan määräämä. Työntekijät eivät voi siis keskenään sopia pitävänsä esimerkiksi pikkujouluja ja jälkikäteen ilmoittaa juhlista aiheutuneita kuluja työnantajalle.

Lähtökohtaisesti virkistysjuhlat, kuten pikkujoulut ovat verovapaita vain yrityksen henkilökunnalle, mutta poikkeustapauksina myös työntekijän puoliso voi osallistua tavanomaisiin pikkujouluihin.

Yritys voi vähentää henkilökunnan juhlien kuluista esimerkiksi: juhlien ohjelman, tilavuokran, ruoka- ja juomatarjoilun sekä yhteiskuljetuksen, kunhan yllä mainitut ehdot täyttyvät. Kulut ovat vähennyskelpoisia sekä tulo- että arvonlisäverotuksessa.

Etäjuhlat henkilökunnalle

Verohallinto tiedotti lokakuussa 2020, että koronatilanteen vuoksi yritykset voivat järjestää pikkujouluja ja muuta virkistystoimintaa verovapaasti myös virtuaalisesti. Työnantaja voi järjestää esimerkiksi pikkujouluruokien ja -juomien toimituksen työntekijöiden kotiin tai työntekijä voi hakea työnantajan järjestämät ruuat ja juomat sovitusta paikasta.

Ruokatoimituksia miettiessä kannattaa huomioida, että etäosallistujille annettujen ruoka- ja juomalahjakorttien katsotaan olevan työntekijälle veronalaista palkkaa.

Joko sinulla on oma Yrityslaskennan asiantuntija auttamassa verokysymyksissä?

Tuija Lassila
Palvelupäällikkö
Tuija Lassila

Yrityslaskenta on asiakkaittensa parasta ajatteleva taloushallinnon asiantuntijatalo. Luotettava ja vastuullinen, kehittävä ja kehittyvä.

Huolehdimme asiakkaittemme taloudesta. Neuvomme ja konsultoimme, valvomme etuja ja autamme ennakoimaan tulevaa. Kiinnostuitko?
Ota yhteyttä 019 547 4516.